IDATA Arkiv

IDATA Arkiv

Har ni som många andra era affärssystem fulla med fakturor sedan åratal tillbaka? Vill ni slippa att hamna i en sådan situation igen i framtiden? I så fall är IDATA Arkiv en bra lösning.

Lagkrav

Enligt bokföringslagen ska en avsänd faktura sparas i det skick och utseende den hade när den först skickades ut. Och den ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta innebär att man bör säkerställa att man har tillgång till fakturakopior som uppfyller detta krav.

Idag är det vanligt att fakturakopior enbart sparas i affärssystemet. Nackdelarna med denna metod är bland annat att många system återskapar fakturan när en kopia tas fram efter några år. Det innebär att om man gjort förändringar i layout, eller vilket data som kommer ut på fakturan, så får den gamla kopian dagens fakturautseende när den återskapas vilket är tveksamt ur bokföringslagens perspektiv.

Vidare måste man, vid byte av affärssystem, hålla igång det tidigare affärssystemet i många år efter det att den sista fakturan skapats. Detta får såklart både ekonomiska och praktiska konsekvenser. 

Enkelt och säkert

För kunder som väljer att köpa IDATA Arkiv skapar vi identiska bilder av varje faktura som sänds till oss för utskrift och/eller arkivering. Som kund väljer man sedan om vi ska leverera tillbaka arkivbilderna omgående eller om de ska läggas upp för åtkomst i IDATAs Onlinearkiv. Väljs det senare finns förstås möjligheten att i ett senare skede långtidsarkivera innehållet i Onlinearkivet på CD/DVD.

IDATA Arkiv är systemoberoende och faktiskt även oberoende av IDATA såtillvida att de bilder av dokument vi levererar på CD/DVD går att öppna i en rad standardprogram.

Dela